לכל פגישה צריכה להיות מטרה מוגדרת מראש- עידוד ויצירת פעילות, קבלת החלטות בתא באופן דמוקרטי, תכנון פעילות או הכנה מעשית של פעילות.

• חשוב לבחור יום ושעה קבועים ליצירת מסגרת: הימים הטובים ביותר לפגישות: ב', ג', ד' והשעות טובות לתחילת פגישה: 18:00 – 20:00.
• משך זמן הפגישה המומלץ: שעה וחצי.

צריך לתכנן מראש סדר יום לפגישה, להשאיר זמן להתכנסות עד 10 דקות, לעמוד בזמנים ולסיים בזמן בכל מקרה. תא מסודר חייב לקיים פגישה כל שבוע. לא חובה שבכל שבוע תהיה אותה סוג פגישה. כדאי לקיים הרצאת אורח לפחות אחת לחודש.

מקום הפגישות: חדר קבוע ומוכר במקום מרכזי בקמפוס (עדיף חדר קטן ומלא בניחוחות אנושיים מאשר אולם גדול וריק) = תדמית. רצוי לא להיפגש בבית, אלא במקום עם אוירה יותר "פעלתנית".

בתקופות עמוסות ניתן ליזום פגישות הפסקה קצרות לצרכי תיאום, חלוקת עבודה והכנה לפעילויות וכדומה