בניית תוכניות עבודה

תוכנית העבודה מציבה יעדים ברורים (דבר שגם מאפשר לדעת אם בכלל הצלחנו או לא), היא מיישרת קו בין כולם כך שכולם יודעים מה עושים. בנוסף, רק כאשר יש תוכנית עבודה ניתן להגיע לתוצאות טובות יותר, אפקטיביות וממוקדות.

כיצד נבנה את הפעילות?

1. מהסוף להתחלה (מציבים יעדים ורצים אחורה לפיהם).

2. בעזרת טבלת עזר (לא תמיד צריך את כל המרכיבים):

הפעילות ן  אחראי  ן  משתתפים בצוות  ן  תאריך (dead line)  ן  תשומות – כ"א, עזרים, תקציבים וכו'.

אז למה אנחנו צריכים בכלל תכנית עבודה ואיך מתחילים את התהליך?

בגדול, תכנית העבודה נועדה לעזור לנו למפות את כל המטרות, היעדים והמשימות שלנו לשנה הקרובה. תכנית העבודה היא כלי שאמור לסייע לנו לעמוד ביעדים שהצבנו לעצמנו ובזמנים הרצויים. תכנית העבודה אמורה לעזור לנו לנהל בצורה מיטבית את הזמן ואת שלל המשימות שלנו. במקום שנופתע ונרגיש שהחיים מנהלים אותנו, תכנית עבודה טובה נותנת לנו הרבה יותר שליטה, מסייעת לנו להאציל סמכויות (כי אין מצב שנוכל לעמוד בכל היעדים האלו אם נפעל לבד), עוזרת לנו לחשוב לעומק גם על הפרטים הקטנים, לתכנן ולטפל גם בדברים החשובים ולא רק הדחופים. בקיצור, תכנית העבודה נותנת לנו הזדמנות לצקת כמה שיותר תוכן אישי לתוך העשייה שלנו (כי הקדשנו זמן בלחשוב ולתכנן איך אנחנו רוצים שהדברים יראו, לאן אנחנו רוצים להגיע, ומה יחשב הצלחה עבורנו).

סדר הדברים המומלץ לכתיבת תכנית עבודה:

1. – חזון כללי לתא ולקמפיין/ לתחום עליו אני אחראי.
2. – מטרות (שעוזרות לנו להגשים את החזון שניסחנו).
3. – מתחת לכול מטרה רשמו מהם היעדים שלנו כדי להשיג את המטרה.
4. – מתחת ליעדים: טבלת משימות (דוגמא בהמשך).
5. – שלב אחרון: הכנת לו"ז שנתי לתא/לקמפיין/לפעילות שאני אחראי עליה וכו'.

מאד מומלץ לשתף את השותפים/ הפעילים שלכם בחזון שלכם ובתכנית העבודה.
כדאי תמיד להבהיר שהכול ניתן לשינוי (אם אנחנו רוצים שותפים מעורבים אז חשוב שיהיה להם say לשנות, להגיב ולהטמיע גם את החזון שלהם בתוך הדברים).

כשמציגים את תכנית העבודה לפעילים ולשותפים הפוטנציאליים זאת יכולה להיות הזדמנות מצוינת לרתום אנשים למשימות לתא ולקמפיין. אנשים פתאום מבינים שזה תלוי בהם ובלי המעורבות שלהם זה לא יקרה. ברגע שתכנית העבודה הופכת להיות "של התא" ולא רק שלכם, הרווחתם שותפים מעורבים. עם המעורבות מגיעה גם תחושת האחריות והנה ישנם לפתע אנשים נוספים מלבדכם שאחראים להוציא את כל הדברים היפים הללו מהכוח אל הפועל. לכם יהיה הרבה יותר קל וכיף וגם פנאי להתבונן בתמונה הרחבה, לנהל את הדברים, לעשות בקרה, ולהבטיח שהספינה שלנו שטה וגם מגיעה אל יעדה.