כדי שכל הדברים המעולים שאנחנו מתכננים, אכן יקרו, עוזר מאד לסדר אותם על לוח השנה. באופן כזה אנחנו בבקרה תמידית ויודעים בדיוק מתי ומהן המשימות שלנו ושל הפעילים והשותפים שלנו.
מומלץ מאד להכין טבלה באקסל עם תאריכים וימים (אפשר להיעזר בתא ארצי לצורך כך וגם בפורמטים רבים שמצויים ברשת) ולתוכה מכניסים בשלב הראשון את כל התאריכים שהם עוגנים לדוגמא: מפגשי פורומוביל, ימי הכשרות לפעילים, אירועים גדולים שקשורים לתא ולקמפיין כמו: יום תחבורה ציבורית, יום פתיחת עונת הרחצה, יום זכויות אדם, יום הסטודנט, יום פתיחת שנת הלימודים ועוד.
הלו"ז אמור לשקף בעצם את תכנית העבודה שלנו ולכן מה שבעצם אנחנו עושים זה להוציא מתוך תכנית העבודה את המשימות וזמני הביצוע שלהם ולהכניס בתוך לו"ז חודשי (גאנט). לדוגמא: בתכנית העבודה לקמפיין החלטנו שבחודש דצמבר אנחנו רוצים להזמין את הציבור הרחב לערב הפנינג בנושא הקמפיין. אם כך, הפרסום צריך להיות מוכן לפחות שבועיים קודם (לכן שבועיים קודם לכן נרשום בלו"ז: תחילת הפצת פרסום להפנינג קהילה). כדי שהפרסום יהיה מוכן, צריך לסגור את הנוסח שבועיים קודם, כדי שנספיק לשלוח לעיצוב גראפי ולהדפסה (לכן שבועיים קודם לכן נכתוב: להעביר טקסט 'הפנינג קהילה' לעיצוב). כדי שהטקסט יהיה מוכן צריך שנדע בדיוק מה לכתוב בו: למצוא מקום מתאים, להזמין אורחים מיוחדים, לקבוע שעה ועוד הרבה משימות שצריך לעשות.
מומלץ מאד להשתמש בטבלת המשימות שלנו מתכנית העבודה. היא תעזור לנו מאד לוודא שהכול מתוקתק וקורה ממש כמו שאנחנו רוצים.
הערה חשובה: כשאנחנו כותבים מי אחראי שהמשימה תתבצע אין הכוונה שאותו בנאדם מבצע בעצמו את המשימה.
אתם לא מתנדבים ראשונים לכל משימה! תפקידכם העיקרי הוא להניע את הפעילות, לראות שהכול מתקדם בקצב ולכיוון הנכון – ואם תהיו עסוקים מידי במשימות קטנות לא תוכלו לעשות זאת.
לסיכום
תכנית עבודה היא אולי לא המשימה הכי מרגשת או כיפית שתעשו בתפקידכם כמארגנים קהילתיים, אבל אין ספק שהיא אחת המשימות החשובות. התוכנית תבטיח לכם שאת הדברים המרגשים והכיפיים, אלו שלמענם הגעתם למגמה ירוקה, תעשו בצורה האפקטיבית, הרותמת והמשתפת ביותר. זאת כדי שנצליח באתגרים ובמשימות שלנו וכדי שנעשה זאת באופן בר קיימא שמנצל היטב את כל המשאבים שעומדים לרשותנו אך אינו מכלה אותם, ומשאיר לנו שפע של אנרגיה מתחדשת לעמוד בעוד אתגרים ולעשות עוד ועוד דברים חשובים וטובים.
