שיטות לעידוד לקיחת תפקידים

התקשרו לכמה אנשים לפני הישיבה ובקשו מהם לקחת על עצמם תפקידים. לאחר מכן בישיבה, כשמחלקים מטלות, הם ייקחו על עצמם את המטלות שנקבעו מראש וזה יעודד אחרים לקחת על עצמם מטלות גם כן (מי שטרח בערב שבת בום טרח בשבת).

מוכנות לוותר – אם מדברים על נושא ואף אחד לא לוקח על עצמו את הנושא אז אומרים: "טוב – נוותר על זה ונעבור לנושא הבא", ואז אנשים שלא יסכימו לוותר יבינו שאם הם לא יעשו זאת זה לא יקרה.

היכרות ושיתוף– חשוב מאוד שכולם יידעו במה עוסקים ועל מה מדברים, לכן חשוב להקריא ולרשום (על לוח) סדר יום בתחילת הישיבה, שכולם יהיו בעניינים. כשיש מישהו חדש רצוי לעשות סבב היכרות (אם אתה מכיר מישהו אז יהיה לך יותר קל לזכור מה הוא אמר).

חשוב לשתף כמה שיותר אנשים במהלך הישיבה: לתת לאנשים לדבר, להשתתף, להציג דברים וכו'. אסור להתעלם מהאנשים השקטים ולשאול את דעתם – כדאי לפנות אליהם גם אם הם לא משתתפים בעצמם.

זמנים לפגישה

חשוב לעמוד בלוח זמנים: אי עמידה בזמנים מגדילה את קבוצת המאחרים עקב תחושת הפראייריות של המגיעים בזמן. עדיף להחליט מראש על איחור "קל" (למשל 5 דקות) ולהתחיל בזמן ללא המאחרים.

אם אנשים מגיעים במהלך כל הפגישה: לא מעדכנים את המאחרים כל 10 דקות במה שקורה ובפעם הבאה הם יגיעו בזמן. אם אחד המאחרים מבקש עדכון מפנים אותו ללוח ואומרים בעדינות שאם היה מגיע בזמן לא הייתה בעיה. המטרה לעודד מגיעים בזמן ולא מאחרים. רצוי להפיץ סדר יום לפני הישיבה ואז האנשים מגיעים מוכנים והישיבה יותר יעילה. חשוב ביותר לא לבטל ישיבות ומצד שני לא לקיים ישיבות סתם ללא תוכן! – במקרה כזה יש לשבת (רצוי בצוות) וליצור תוכן לישיבה – להתכונן היטב.

סיכום ישיבה

יש לסכם כל ישיבה בשביל שכולם יזכרו מה היה, שמי שלקח תפקיד לא ישכח, שמי שלא היה בפגישה יוכל להתעדכן ולמען הדורות הבאים.

כיצד לבנות סיכום ישיבה?

• – תאריך כתיבת סיכום הישיבה.
• – כותרת: מגמה ירוקה תא______.
• – סוג ישיבה, ישיבה מספר___.
• – פרטים: מקום, זמן, נוכחים, מנהל ישיבה.
• – תוכן: תמציתי, בנקודות, פרטים ליצירת קשר עם האנשים שלקחו על עצמם דברים, בעלי תפקידים וכו, ציון החלטות שהתקבלו, הודעות, עדכונים.
• – פרטי הפגישה הבאה.
• – לבסוף: מי רשם.

זכרו: חשוב מאוד להפיץ סיכום ישיבה.