תיק התא הוא המקום בו נשמר כל המידע לגבי התא, הקמפיינים והפעילות שלכם בכלל. תיק התא מסייע לארגון לשמור על קשר עם הפעילים, לשמר מידע לגבי הגופים הפועלים באזור, ולהתעדכן ולשמר מידע בנוגע לפעילויות המקומיות, פרסומיהן בתקשורת והשפעותיהן, לטובת התייעלות ארגונית, המשכיות בתא ודיווח לקרנות התורמות ומממנות את הפעילות. את התיק יש לעדכן באופן תדיר, ועל כן מומלץ להחזיק תיקיה במחשב במקביל לעותק קשיח, על מנת שיהיה נוח יותר לעדכן. תיק התא מורכב ממספר חלקים:

1. רשימת פעילים– כחלק מתיק התא, יש להחזיק רשימה עדכנית של הפעילים בתא. רשימה זו מומלץ לשמור כקובץ אקסל ולעדכן מעת לעת. בטבלה יש לרשום: שם מלא של הפעיל, תחום לימודים, שנה/מתוך, תפקיד/תחומי עניין בתא, סלולרי, מייל, כתובת. את הרשימה העדכנית יש לשלוח למנהל המשרד אחת לחודשיים (אמצע וסוף כל סמסטר).

2. היסטוריית תא– בחלק זה יש להכין סקירה היסטורית קצרה של פעילות התא מיום הקמתו ועד תקופתכם. התקציר צריך לכלול: מתי הוקם התא, קמפיינים מרכזיים שהיה מעורב בהם (כולל אלה שמעורב בהם כיום), גורמים מרכזיים איתם שיתף פעולה בקמפיינים ובוגרים בתפקידי מפתח שהתחילו דרכם בתא. חלק זה יוצג למארגנים הקהילתיים של האזור שלכם בישיבת אזור בתיאום איתם. (לצורך המחקר ניתן להעזר במארגן הקהילתי אותו אתם מחליפים, בתארצי, באינטרנט ובכל מקור מידע אחר שהאקדמיה והעולם מציעים לכם).

3. ארגונים וגופים באזור– חלק זה מורכב מרשימה של ארגונים או גופים אחרים באזורכם איתם הייתם, אתם עכשיו או אתם יכולים להיות בשת"פ. ברשימה יש לציין את שם הארגון, מספר מילות תיאור, איך ניתן להעזר בו, שם איש קשר ופרטי התקשרות איתו (סלולרי/ מייל/ טלפון/ פקס/ כתובת או כל דרך אחרת). גם רשימה זו יש לעדכן במהלך השנה, עם ההתפתחות בפעילות. בחלק זה יעשה שימוש בבניית תכנית העבודה ובתכנון פעילויות במהלך השנה.

4. פעילות שוטפת– בחלק זה יש לתאר ולעדכן את הפעילויות השונות המתקיימות במהלך השנה. בתחילת חלק זה יש להכניס את תכנית העבודה השנתית, אותה תבנו עם מלווה המארגנים שלכם בתחילת השנה, ולאחר מכן יש להוסיף עדכונים על הפעילויות השוטפות. בעדכוני הפעילות יש לציין: תאריך הפעילות, מה התבצע, כחלק מאיזה קמפיין הייתה הפעילות, כמה פעילים לקחו בכך חלק, מה היו התוצאות/השפעות של הפעילות, תמונות מהפעילות וכן פרסומים של הפעילות בתקשורת. עדכונים אלה תידרשו להציג מעת לעת במפגשי ההכשרות והפורומוביל שלכם, וכן תשתמשו בהם בסוף השנה ביום סיכום הפעילות בו תציגו את פעילותכם במהלך השנה.