ברוב המקרים המקום האידיאלי לתכנן את הפעילות הוא בפגישת פעילים. כשהפעילים חושבים על הפעילות יחד, משלבים מוחות, מביאים את היצירתיות והייחודיות המאפיינת כל אחד, ואפילו מתווכחים על הפעילות שתבחר. הם מוסיפים אנרגיה לקמפיין, הם יירצו להפיק את הפעילות הכי מוצלחת, לקחת על עצמם משימות ויהיו יותר ויותר מחויבים למאבק. ככל שתערבו את הפעילים בתחילת הדרך של תכנון הפעילות הם ימשיכו ללכת איתה הלאה. במהלך פגישת תכנון הפעילות חשוב מאד לתת מספיק זמן להעלאה חופשית של רעיונות והצעות (בשלב זה רושמים הכל, ונותנים ליצירתיות לעשות את שלה, אפילו רעיונות מופרכים הולכים, ולפעמים דווקא מהם מתגלגלים הרעיונות שכולם נסחפים אחריהם!). יחד עם זאת לשים לב שנשאר זמן לאתר מבין האפשרויות שעלו את אלו הכי רלוונטיות, לקבל החלטה משותפת, וכמובן את הזמן לתכנן אותם. בשלב התכנון נסו כקבוצה לחשוב על כמה שיותר פרטים הדרושים כדיי לבצע את הפעילות (בד"כ תמיד יהיה מי שיש לו את החוש או הניסיון לדעת מה צריך), ודאגו לחלק את כל המשימות בין כולם.

על מנת לשמור על הסדר מומלץ בחום להשתמש בטבלת  'מה מי מתי':

טוב במיוחד לסרטט את הטבלה על לוח או בריסטול ולבקש ממישהו למלא את שמות המתנדבים בזמן שעוברים על המשימות. נסו לוודא שעל כל תחום, משימה, ואפילו ציוד יש מי שאחראי, גם אם זה אומר מבחינתו שתפקידו לדאוג שיהיה מישהו אחר שיעשה את זה.

חלק חשוב אחר, הוא שיהיה מי שייקח את הרשימה הזו ובמהלך הזמן עד הפעילות יהיה בקשר עם כולם ויוודא שהדברים נעשים כמתוכנן. מי שעושה את התפקיד הזה או מי שמארגן את הפגישה נשמר מלהתנדב למשימות כדיי שיישאר לו הזמן הדרוש עבור המעקב.

אם אתם מרגישים שאין איתכם מספיק פעילים בשביל לארגן פעילות, אל תתנו לזה לעצור אתכם! הדרך הטובה למשוך פעילים זה על ידי פעילות. כמאמר האימרה: פעילות מביאה פעילים!!!